Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...


^ Ведение топографических указателей

2.11.4.2. Все помещения архива (строения, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельно взятом помещении стеллажи и шкафы нумеруются без помощи других слева вправо от входа. Полки Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева вправо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной либо Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... листовой форме в нужном количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется раздельно на каждый архивный фонд; эти карточки размещаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...; эти карточки размещаются по порядку номеров стеллажей в границах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, 2-ой - в архивохранилище.

Ведение топографических Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... указателей может осуществляться на картонном носителе либо в автоматическом режиме в согласовании с установленными реквизитами.

Конфигурации в размещении архивных документов вовремя отражаются во всех экземплярах топографических указателей, также в плане (схеме) размещения архивных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... фондов.

Оформление ярлычков на первичных средствах хранения архивных документов

2.11.4.3. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлычком, на котором указываются заглавие и номер архивного фонда, также номер описи дел Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлычках исполняются типографским методом, тушью либо особыми темными водостойкими чернилами. Допускается внедрение штампов и других подобных средств.

Проверка наличия и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... состояния архивных документов и

организация розыска необнаруженных документов

2.11.5. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... недочетов в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, также единовременно (внеочередные).

В Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... муниципальном архиве, музее, библиотеке, архиве Русской академии плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

- уникальных документов - раз в год;

- особо ценных документов на картонной базе - один раз в 10 лет (в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... гос библиотеке - один раз в 5 лет);

- аудиовизуальных и электрических документов - один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия других архивных документов определяется на основании решения экспертно Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...-методической комиссии (либо другого совещательного органа) архива зависимо от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но более 1-го раза в 25 лет (в гос библиотеке - один раз в 15 лет).

Проверка наличия и состояния скрытых Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивных документов осуществляется в порядке, установленном для скрытых архивных документов.

В городском архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... и других событий, в итоге которых могут быть утрачены либо повреждены архивные документы, также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива либо их отдельных частей (групп Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...).

Сначала проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сравнимых характеристик, уточнение порядка нумерации Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... единиц хранения по описи дел, документов (книжке учета и описания) и проверку корректности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... наличия и состояния архивных документов в муниципальном архиве проводят, обычно, два работника.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... описью, также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами непременно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... общих основаниях, их шифры инсталлируются по картам-заместителям и книжкам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное использование, проверяются по книжкам и актам выдачи и числятся имеющимися Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов нужно:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки, некорректно Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю некорректно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью либо другими био Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... вредителями, для незамедлительной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книжку учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для следующей обработки и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... описания в сроки, установленные управлением архива.

В процессе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- заносить в опись дел, документов (книжку учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления либо Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... записи в описях дел, документов и других учетных документах.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недочеты фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется конкретно в процессе проверки, обычно, на каждую опись дел, документов раздельно. При проверке маленьких по объему Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивных фондов допускается составление 1-го листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в процессе проверки наличия и состояния архивных документов недочетов, не предусмотренных графами листа проверки, также Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в границах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... наличия и состояния архивных документов. Сразу с актом проверки наличия и состояния архивных документов по мере надобности составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...; акт о непоправимых повреждениях документов (приложение № 1) и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книжки учета и описания) проставляется штамп "испытано", дата, должность и подпись лица Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книжки учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в согласовании с установленным порядком единиц хранения, итоговая Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... запись пересоставляется.

На все отсутствующие в процессе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на картонном носителе либо в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... автоматическом режиме в согласовании с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книжку) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивных документов считается завершенной после внесения конфигураций во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не найденных в процессе проверки наличия и состояния Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение 1-го года как конкретно в архиве, так и в других организациях. Управление архива вправе продлить срок розыска на основании Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... докладной записки управляющего соответственного структурного подразделения архива.

Архивные документы, обнаруженные в процессе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (городским архивом).

Архивные документы, предпосылки отсутствия которых доказаны документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в процессе Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение №2), и подробная справка о проведении розыска, которые совместно с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом управляющего архива на основании письменного разрешения соответственного уполномоченного органа Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... исполнительной власти в сфере архивного дела.

Снятие с учета документов Архивного фонда Русской Федерации, сразу входящих в состав Музейного фонда Русской Федерации, осуществляется в согласовании с реальными Правилами и порядком, установленным Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Русской Федерации.

Снятие с учета документов Архивного фонда Русской Федерации, сразу входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется в согласовании с реальными Правилами и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Русской Федерации.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

В сроки, установленные управлением архива, систематически Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... проводятся полные либо выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты обозначенной проверки оформляются:

- при доказательстве наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... компанию проверки наличия;

- при отсутствии каких-то дел без документированного обоснования - в установленном порядке.

При выявлении безосновательного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы врубаются в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... картотеку необнаруженных документов для предстоящего их розыска.

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов.

Выявление архивных документов с повреждениями вещественных носителей и текстов

2.11.6.1. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., поступивших в архив без подготовительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище располагают в помещении приема и временного хранения, высвобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, также их страховых копий проводится не позже 3 месяцев с момента приема архивных документов в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архив.

В итоге оценки физического состояния архивных документов на картонной базе выявляются архивные документы: пораженные био вредителями; с завышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные. При всем этом Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: железные, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электрических документов, также их страховых Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... копий, устанавливается возможность считывания инфы с вещественного носителя, соответствие технических черт этих документов сведениям, содержащимся в провождающих актах технического состояния. Сразу выявляется вид базы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат незамедлительной проверке Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... на стабильность.

При обнаружении изъянов составляется акт случайной формы, отражающий нрав изъянов и меры по их устранению. Устранение изъянов проводится за счет источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные био вредителями (насекомые, активная плесень Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их неотклонимая акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (зависимо от Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... степени увлажнения) при насыщенной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

Обеспыливание поступивших архивных документов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... проводят в особом помещении с применением вытяжных шифанеров и соблюдением мер санитарии и гигиены. Неотклонимому обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корни дел.

Поступившие аудиовизуальные и электрические документы подлежат:

- чистке от пыли и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... перемотке - архивные документы на магнитной ленте;

- чистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;

- акклиматизации в данных температурно-влажностных критериях;

- упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных и электрических документов на Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 ± 3 ° С и относительной влажности воздуха 35±15 %; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35 ± 15 %. Длительность акклиматизации кинодокументов и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - более 3 суток, фотодокументов и микрофиш - более 24 часов.

2.11.6.2. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... с целью выявления покоробленных архивных документов и архивных документов с потенциально небезопасным физическим либо биологическим состоянием и осуществляется: мотивированным порядком; в процессе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... документов к выдаче из архивохранилища, также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Мотивированная проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... документов. Мотивированной проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных критериях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, зависимо от состояния архивных документов, инсталлируются сроки проведения последующей Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... контрольной проверки.

Проверка физического состояния архивных документов на картонной базе в процессе хранения проводится с целью выявления мокроватых; пораженных био вредителями (плесень, насекомые); с недостатками бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивные документы (дела, группы дел) подлежат незамедлительному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные био вредителями (плесень Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., насекомые), подлежат незамедлительной изоляции.

Наличие изъянов бумаги и текста устанавливается зрительно при полистном просмотре дел. Недостатки классифицируются на базе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам изъянов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... индексация) в согласовании с методическими разработками.

Проверка технического состояния аудиовизуальных и электрических документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

- состояния их упаковки;

- наличия стандартных ракордов;

- технического состояния их поверхности Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... и перфорационных дорожек и склеек;

- наличия загрязнений и механических повреждений;

- стабильности нитроосновы;

- шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

- физико-механических черт (коробление, отслаивание эмульсионного либо осыпание рабочего слоя и др.);

- наличия изъянов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... хим и био происхождения (поражение микробами, насекомыми и мышами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных товаров химико-фотографической обработки);

- электроакустических черт фоно - и видеодокументов;

- характеристик видеодокументов в видеоканале;

- свойства Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... изображения кино-, фото -, видеодокументов;

- уровня характеристик, характеризующих электрические документы (к примеру, число сбоев при считывании инфы в единицу времени);

- наличия "вирусов" в электрических документах;

- наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...;

- наличия коррозии на поверхности железных граморигиналов;

- наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при наружном осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических черт фонодокументов (частотные преломления, уровень копирэффекта Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с внедрением специального оборудования.

Проверку технических характеристик видеодокументов проводят при помощи комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.

Проверку технических характеристик электрических документов проводят Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... с внедрением специальной аппаратуры и программного обеспечения, созданных для работы с соответственного вида архивными документами.

^ Выявление документов Архивного фонда Русской Федерации, находящихся в

неудовлетворительном физическом состоянии, и непоправимо покоробленных архивных

документов. Снятие с учета Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... непоправимо покоробленных архивных документов

2.11.7.1. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Русской Федерации с высочайшей степенью разрушения вещественных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Решение о признании документа Архивного фонда Русской Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на особый учет для организации в срочном порядке специальной обработки (см. п. 2.11.9.1.) воспринимает управляющий архива на основании экспертного заключения реставратора и управляющего подразделения Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., ответственного за хранение архивных документов.

2.11.7.2. Непоправимо покоробленными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их вещественных носителей и использования содержащейся в их документной инфы.

Решение о признании архивного документа Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... непоправимо покоробленным и снятии его с учета воспринимает соответственный уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых управлением архива экспертного заключения реставратора и управляющего подразделения, ответственного за хранение архивных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... документов, и акта о непоправимых повреждениях документов (приложение № 1).

На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ управляющего архива о снятии непоправимо покоробленных архивных документов с учета.

Снятие Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... с учета и ликвидирование непоправимо покоробленных уникальных документов не допускается.

Учет физического и технического состояния архивных документов

2.11.8. Учет физического и технического состояния архивных документов на картонной базе осуществляется в:

- листе Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...-заверителе (приложение № 3);

- листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

- карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

- картотеке (книжке) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:

- карточке учета технического состояния кинодокумента;

- карточке учета технического состояния фотодокумента;

- карточке учета технического состояния фонодокумента;

- карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... Архивного фонда Русской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется особая книжка. Надлежащие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... на картонном носителе либо в автоматическом режиме в согласовании с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Физико-химическая и техно обработка архивных документов

2.11.9.1. Физико-химическая и техно обработка архивных документов проводится с целью Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...:

- устранения обстоятельств ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их параметров, технических черт, долговечности;

- проигрывания документной инфы на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на картонной базе являются:

- дезинфекция Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупа мер биопрофилактики, биозащиты и ликвидирования био вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению параметров Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... и долговечности оригиналов архивных документов;

- проигрывание архивных документов с целью сотворения страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда использования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; подмена оригиналов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... с недолговечными либо разрушенными носителями копиями для сохранения документной инфы и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... применением средств и методов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, проигрывания, дезактивации и других видов мотивированной обработки.

Аудиовизуальные и электрические документы зависимо от физической природы носителя подвергаются последующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

архивные документы на Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... магнитной ленте:

- чистке поверхности от пыли и частиц грязищи на особом очищающем оборудовании;

- подмене пересохших и поврежденных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с 2-ух сторон по 2-2,5 м Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, появившихся из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

архивные документы на дисковых носителях:

- обеспыливанию;

- протирке антистатиком Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской...;

кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых и других загрязнений;

- укреплению склеек и просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонту покоробленных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются химической чистке.

2.11.9.2. Работы Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... по физико-химической и технической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... их к разным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов разных видов и способностей архива. Ценность отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... ситуациях, связанных с локальным либо массовым поражением архивных документов огнем, водой, хим либо радиоактивными субстанциями. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архивных документов био вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и разработка работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

2.11.10. Архивные документы Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., имеющие фонд использования, из архивохранилища, обычно, не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического дизайна, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... использования.

Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, также документов Архивного фонда Русской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... разрешения управляющего архива.

Архивные документы выдаются из архивохранилища муниципального архива, музея, библиотеки, организации Русской академии с письменного разрешения:

- заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) - юзерам в читальный (просмотровый) зал архива и работникам Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... архива для служебных целей в рабочие помещения;

- управляющего архива либо его заместителя - фондообразователям, судебным, правоохранительным и другим уполномоченным органам во временное использование при наличии гарантийного письма от их; организациям - для экспонирования при наличии контракта о Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... проведении выставки и соответственного приказа управляющего архива; работникам лаборатории архива, спец организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда использования и специальной обработки архивных документов при наличии Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... соответственного контракта со спец организацией.

Выдача архивных документов вышеупомянутым категориям юзеров из архивохранилища городского архива, музея, библиотеки осуществляется с письменного разрешения заведующего городским архивом, музеем, библиотекой.

Выдачу архивных документов из архивохранилища и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... прием их назад, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых юзерами в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... читальном зале, производит работник читального зала.

Неотклонимой полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- уникальные документы и особо ценные документы;

- архивные документы, имеющие Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... в оформлении либо приложении к ним драгоценные камешки и металлы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие энтузиазм для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется управлением архива на базе решения экспертно-методической Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложение № 3).

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, обязаны иметь архивный шифр, пронумерованные Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... листы, лист-заверитель (приложение № 3) и лист использования документов (приложение № 4).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков (инстракций) с описью (книжкой учета и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... описания) дел, документов;

- полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книжкой учета и описания) дел и документов подразумевает проверку корректности дизайна обложки и титульного листа дела Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., первичного средства хранения аудиовизуального, электрического документа, корректности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии огромных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением по мере надобности старенькой обложки Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской....

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на обратной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

Сроки выдачи архивных документов

2.11.10.1. Архивные документы выдаются из архивохранилища Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... на срок:

- до 1-го месяца - юзерам в читальный зал и работникам архива (не считая особо ценных документов, выдаваемых на срок менее 2-ух недель);

- до 3-х месяцев - фондообразователям;

- до 6 месяцев - судебным, правоохранительным и Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... другим уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный контрактом о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для сотворения страхового фонда, фонда использования и для специальной обработки Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... определяется планами работы архива и договорами на проведение соответственных работ со посторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения управления архива.

Оформление выдачи архивных документов

2.11.10.2. Выдача архивных документов из архивохранилища Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... регится в книжках выдачи архивных документов, копий фонда использования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., копий фонда использования, описей дел, документов и регится в книжке выдачи архивных документов, копий фонда использования из хранилища в читальный зал, в какой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) юзера направляется в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... читальный зал совместно с выданными архивными документами и хранится в личном деле юзера.

Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... фонда использования, описей дел, документов, который визируется управляющим соответственного подразделения. Заказ (требованием) регится в книжке выдачи архивных документов, копий фонда использования из хранилища в рабочие помещения, в какой работник, получивший архивные документы расписывается Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответственных работ и регится в книжке Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... выдачи архивных документов, копий фонда использования из хранилища в лабораторию, в какой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответственном подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... шагов работы с архивными документами.

Выдача архивных документов во временное использование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное использование и регится в книжке выдачи архивных документов, копий фонда использования из Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... хранилища во временное использование.

Выдача фонда использования

2.11.10.3. Выдача копий архивных документов из фонда использования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда использования, описей дел, документов и регится в книжке (книжках) выдачи фонда использования Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской..., ведущихся централизованно либо раздельно по каждому архивохранилищу.

Выдача описей дел, документов

2.11.10.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превосходящий 5 дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... исключительных случаях с разрешения управляющего архива либо его заместителя на срок, обычно, не превосходящий один денек, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

Выдача описей дел, документов оформляется Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда использования, описей дел, документов и регится в книжке выдачи архивных документов, копий фонда использования из хранилища, в какой расписывается получивший опись работник архива либо юзер.

Контроль Ведение топографических указателей - Учебно-методический комплекс Хабаровск 2011 министерство культуры российской... за сохранностью выданных архивных документов.


vechernyaya-moskva-vechernij-vipusk-moskva-117-06-12-2012-c-7-stranica-3.html
vechernyaya-moskva-vechernij-vipusk-moskva-85-21-09-2012-c-8-9-stranica-2.html
vechernyaya-moskva-yuliya-zimenko-08042013-korabli-pojdut-po-reke-v-aprele-ezhednevnij-monitoring-smi-8-aprelya-2013.html